12 Łatwych sposobów na skuteczne zarządzanie płynnością finansową
Bardziej niż cokolwiek innego w swoich firmach, rozsądni właściciele małych firm pozostają na czele swoich przepływów pieniężnych, monitorując miesięczne lub nawet cotygodniowe sprawozdania z przepływów pieniężnych, aby mieć oko na puls swojej działalności. Te krytyczne liczby mówią Ci, ile przychodzi i ile wychodzi z Twojej firmy. Zarabiasz więcej niż wydajesz? To wszystko jest dobre. Przepływy gotówki regularnie schodzą na czerwono? Nie tak dobrze. Jeśli mniej niż pilnie monitorowałeś swoje pieniądze, te 12 wskazówek może pomóc Ci zwiększyć przepływy pieniężne w Twojej firmie, dzięki czemu nie będziesz musiał żyć jak Gandhi (chyba że będziesz chciał):
1. Regularnie monitoruj swoje przepływy pieniężne.
Oprogramowanie księgowe online ułatwia uzgadnianie rachunków, generowanie raportów i wiele więcej. Dzięki temu, że Twoje informacje są bezpieczne w chmurze, możesz z łatwością utrzymać się na szczycie przepływu gotówki, gdziekolwiek jesteś.
2. Tnij koszty.
Skoncentruj się na powtarzających się wydatkach miesięcznych, kwartalnych lub rocznych. Czy możesz ograniczyć wydatki na media, czynsze lub płace? Wydajesz pieniądze na abonamenty lub usługi, z których nie korzystasz, albo na ubezpieczenie, którego już nie potrzebujesz? Czy możesz renegocjować warunki zaległych kredytów lub umów leasingowych?
3. Gotówka na aktywach.
Czy posiadasz sprzęt, którego już nie używasz lub zapasy, które stają się przestarzałe? Zastanów się nad jego sprzedażą, aby wygenerować szybką gotówkę.
4. Zdobądź biznesową linię kredytową, zanim będziesz jej potrzebował.
Biznesowa linia kredytowa to dobra polisa ubezpieczeniowa na wypadek problemów z przepływem gotówki. Możesz być w stanie uzyskać linię kredytową na pewien procent swoich należności lub zapasów, jeśli wykorzystasz je jako zabezpieczenie.
5. Wynajmij sprzęt, zamiast go kupować.
Leasingując pojazdy, komputery i inny sprzęt biznesowy, uzyskujesz dostęp do najnowszych funkcji i unikasz wiązania gotówki - ale nadal masz możliwość wydatkowania kosztów leasingu na swoje podatki biznesowe.
6. Pozostań na bieżąco z fakturowaniem.
Wysyłaj faktury po zakończeniu pracy lub dostarczeniu produktów - po co czekać? Znajdź konkretną osobę, stanowisko pracy i adres, na który mają być wysyłane faktury, aby nie zgubiły się w potasowaniu od działu do działu. Zaprojektuj swoje faktury w taki sposób, aby były proste i łatwe do odczytania, z zaznaczonymi kluczowymi obszarami, takimi jak termin płatności, kwota do zapłaty, miejsce wysłania płatności i metody płatności. Przyspiesz sprawy, wysyłając faktury pocztą elektroniczną, zamiast wysyłać je pocztą.
7. Nie pozwól, aby podróżowanie spowolniło wystawianie faktur.
Jeśli jesteś w drodze i w szczyptę, wypróbuj darmowe natychmiastowe kreatory faktur Invoice-o-matic i invoiceto.me. Są one tak proste, że nie musisz się nawet rejestrować - po prostu wprowadź swoje dane do szablonu, a następnie wygeneruj plik PDF, który możesz wysłać do klienta.
8. Płacisz szybciej, korzystając z rozwiązań do płatności mobilnych.
Jeśli sprzedajesz produkty lub świadczysz usługi w domach lub biurach klientów, zapłacisz na miejscu za pomocą aplikacji mobilnych, które używają Twojego smartfonu lub tabletu do przyjmowania płatności kartą kredytową i debetową. Sprawdź pięć fajnych narzędzi do płatności mobilnych w "5 Aplikacjach do płatności mobilnych, dzięki którym szybciej otrzymasz zapłatę".
9. Szybkie płatności poprzez oferowanie transakcji.
Rozważ możliwość zaoferowania swoim klientom zachęt, takich jak procent od całości, do przedterminowych płatności. Zrób matematykę wcześniej, aby upewnić się, że wygrana (wcześniejsza wypłata) jest warta straty (w dłuższej perspektywie mniej pieniędzy).
10. Poproś o wpłaty lub częściowe płatności w przypadku dużych zamówień lub kontraktów długoterminowych.
Na przykład, wykonawca budowlany lub deweloper strony internetowej może naliczyć 10 procentowy depozyt z góry przed rozpoczęciem sporządzania planów projektu, następnie naliczyć połowę pozostałej kwoty, gdy rozpoczną się prace, a resztę po ich zakończeniu. Naliczając w ten sposób opłatę, firma generuje wystarczającą ilość gotówki na sfinansowanie materiałów i opłacenie pracowników potrzebnych do pracy.
11. Opóźnij płatności dla swoich dostawców.
O ile nie ma sensownej zachęty do wcześniejszej zapłaty, dowiedz się, jak późno możesz płacić swoim dostawcom, nie ryzykując spóźnienia w opłatach i nie szkodząc swojej relacji. Dzięki temu gotówka pozostanie na twoim koncie i poza nim, aż do momentu, w którym bezwzględnie będzie musiała tam być.12. Pobierz wizytówkowe karty kredytowe, aby zamortyzować przepływ gotówki.
Szukaj kart z nagrodami, takimi jak punkty, które możesz wykorzystać na podróże lub zakupy służbowe. Wizytówkowe karty kredytowe nie tylko stanowią poduszkę na chude czasy, ale także kategoryzują Twoje zakupy, dzięki czemu łatwiej jest śledzić wydatki. Kluczem do sukcesu w biznesie jest utrzymanie się na szczycie przepływu gotówki. Nie pozwól, aby kilka błędnych kroków w przepływie gotówki doprowadziło Cię do kryzysu finansowego. Wystarczy kilka sprytnych ruchów, aby utrzymać firmę w czerni.
Zwiększenie płynności finansowej z faktoringiem
Jak uzyskać dostęp do finansowania i utrzymać zrównoważony rozwój?
Jednym z głównych wyzwań dla średnich i dużych przedsiębiorstw jest sposób sfinansowania braku kapitału własnego w celu rozwoju działalności i skorzystania z rozszerzających się możliwości rynkowych. W dzisiejszej gospodarce, gdzie przedsiębiorstwa muszą być gotowe na ustępstwa w zakresie terminów płatności w celu zamknięcia transakcji, trudniej jest zabezpieczyć pożyczki z banków i innych źródeł finansowania. Sytuacja ta zmusiła wiele przedsiębiorstw do utraty niezbędnej płynności, aby mogły prowadzić działalność w szczytowych okresach i mieć pewność, że będą w stanie wykonać budżet z wyprzedzeniem.
Firmy wchodzące na nowe rynki muszą uzyskać dostęp do płynności, zoptymalizować kapitał obrotowy i złagodzić ryzyko kredytowe jako podstawę do pozyskania większej liczby klientów i zapewnienia zrównoważonego wzrostu. Ponadto wystarczająca płynność umożliwia firmom uzyskanie rabatów za przedterminową płatność u dostawców i skorzystanie z rabatów ilościowych, co obniża koszt zapasów, a tym samym poprawia kapitał obrotowy.
Faktoring: realna alternatywa dla kredytów bankowych?
Jedną z najczęstszych alternatyw dla przedsiębiorstw potrzebujących płynności finansowej jest faktoring, w który zaangażowana jest osoba trzecia, faktor, zakup wierzytelności na rachunku korporacyjnym i dostarczenie prawie całej kwoty faktury jako natychmiastowej gotówki na pokrycie pilnych zobowiązań, działań operacyjnych i rozwoju przedsiębiorstwa.
W odróżnieniu od kredytów bankowych, decyzje kredytowe podejmowane w ramach faktoringu opierają się na jakości wierzytelności, a nie na ocenie wiarygodności kredytowej przedsiębiorstwa, wskaźnikach finansowych i historycznych wynikach finansowych. Czynnik zapewnia płynność finansową, która rośnie bezpośrednio wraz ze sprzedażą, dając przedsiębiorstwom możliwość realizacji dużych zamówień, w przeciwieństwie do kredytu bankowego, który jest ograniczony tylko do przychodów stałych.
Ponadto, czynniki te będą sprawdzać wiarygodność kredytową klientów, chroniąc firmę przed nieściągalnym długiem, doradzając w razie potrzeby ustalenie limitów kredytowych. Opcjonalnie mogą oni również wziąć na siebie pełną ofertę zarządzania należnościami, monitorowania długów i usług windykacyjnych.
Jak działa faktoring?
Faktoring rozpoczyna się od sprzedaży przez firmę wierzytelności na rachunek bankowy na rzecz faktora często pomiędzy minimalnym a maksymalnym wolumenem finansowania, który został uzgodniony w umowie faktoringu. Na zatwierdzone faktury faktor wpłacany jest zazwyczaj około 70-85% zaliczek w ciągu jednego lub dwóch dni, co pozwala firmie wygenerować dodatkowe przepływy pieniężne. Proces ten jest zakończony w momencie, gdy klient płaci zaległe faktury, a firma otrzymuje pozostały procent pomniejszony o opłatę faktoringową.
Rodzaj umowy faktoringowej z regresem lub bez regresu określa odpowiedzialność w przypadku niezapłacenia faktury. W przypadku faktoringu z regresem firma sprzedająca wierzytelności przejmuje na siebie ryzyko niewywiązania się kontrahentów z płatności, a w przypadku nieuregulowania należności, musi zrekompensować faktoring. W przypadku faktoringu z regresem umowa faktoringowa obejmuje ochronę kredytową w ramach kosztów usług, a faktor akceptuje ryzyko braku zapłaty, dzięki czemu należności są chronione przed upadłością i niewypłacalnością.
Wysokość opłat faktoringowych uzależniona jest od łącznej wielkości sprzedaży firmy, branży, pozycji rynkowej, ryzyka związanego z portfelem odbiorców oraz warunków płatności faktur. Firmy sprzedające należności mogą oczekiwać niewielkiej opłaty faktoringowej za każdą pozycję faktury, a w niektórych przypadkach odsetek od wypłaconych zaliczek, zazwyczaj stosowanych co miesiąc. W zależności od czynnika mogą wystąpić pewne inne koszty, takie jak minimalna roczna wielkość sprzedaży i minimalna wysokość faktury. Ponieważ faktory są zazwyczaj podmiotami prywatnymi i nie są tak ściśle regulowane jak banki, mają mniejsze wymagania kredytowe i biurokrację, dzięki czemu przedsiębiorstwa mogą uzyskać szybszy przepływ środków pieniężnych i większą elastyczność w udzielaniu kredytów. Koszty faktoringu są jednak zazwyczaj wyższe niż bankowe stopy procentowe.
Dzięki umowie faktoringu firmy mogą przyspieszyć płatności za każdym razem, gdy potrzebują dodatkowej płynności finansowej, wybierając faktury i kwoty do faktury, które spełniają warunki umowy. Ponieważ faktoring nie jest kredytem, firmy nie zaciągają dodatkowego zadłużenia, co pozwala im również na poprawę własnego bilansu i współczynnika kapitałów własnych.
Zmniejszenie obciążeń administracyjnych
W codziennych transakcjach biznesowych firmy z dużą bazą klientów i dużymi wolumenami należności na kontach, które wymagają okresowo zwiększonej płynności, mają znaczny nakład pracy przy administrowaniu umowami faktoringowymi. Przykładem może być dokładne filtrowanie należności, które mogą być zakupione przez faktoring w celu wygenerowania dodatkowych środków pieniężnych.
Niektóre kluczowe umowy dotyczące faktoringu obejmują maksymalne i minimalne wolumeny finansowania, kwalifikujące się faktury posortowane według terminów płatności lub kwot, dni przeterminowania, kwalifikujących się krajów i walut, limitów finansowania dla poszczególnych umów i klientów. Opcjonalnie obejmują one również limity ubezpieczeniowe jako podstawę finansowania w przeliczeniu na klienta, dobrowolny lub obowiązkowy odkup przeterminowanych pozycji przez firmę, a także wszelkie niezbędne pliki komunikacyjne w formacie wymaganym przez każdy czynnik w celu przetworzenia i zatwierdzenia dodatkowego finansowania. Pliki komunikacyjne mogą zawierać dłużników, faktury sprzedaży, ostatnie płatności, rozwodnienia, odkupienia i odrzucenia od czynnika.
W celu zminimalizowania obsługi administracyjnej i optymalizacji wyników umów faktoringowych, na rynku dostępne są rozwiązania programowe, które mogą być zintegrowane w ramach tego samego środowiska systemowego, w którym firma przetwarza wszystkie należności na koncie, które oferują skuteczne wsparcie w zarządzaniu transakcjami faktoringowymi.
Wiodące rozwiązania programowe umożliwiają symulację portfela faktur do sprzedaży za pomocą zaledwie kilku kliknięć myszką, a nawet mogą zautomatyzować powiadomienia o sprzedaży do faktora w celu ułatwienia generowania przepływów pieniężnych, zachowując zgodność z przepisami i możliwość ich kontroli. W przypadku, gdy umowa faktoringowa jest połączona z ubezpieczeniem kredytu, rozwiązania te mogą również obsługiwać limity ubezpieczeniowe na klienta w ramach symulacji oraz przetwarzać powiadomienia o sprzedaży do faktora.